История в документах
Архивы – это уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один сохранившийся документ может поменять представление и знание о чем-либо или о ком-либо. Но архивы недостаточно собрать – не менее важно обеспечить сохранность документов.
Тексты на бумажных носителях, особенно напечатанные с помощью современных принтеров, имеют свойство угасать. Это наглядно видно на примере торговых чеков, на которых, спустя некоторое время, надписи полностью исчезают. Вторым фактором риска утраты документов является их частое использование. В архивных учреждениях все более актуальными становятся вопросы создания, организации и функционирования архивов электронных документов.
28 февраля 1720 года Петром I был подписан первый в России государственный акт – «Генеральный регламент или Устав», определивший основы организации централизованного архивного дела в стране. Он предписывал центральным государственным учреждениям передавать документы в архивы, устанавливал обязательный учет государственных бумаг и вводил государственную должность актуариуса, которому надлежало «письма прилежно собирать, оным реестры чинить, листы перемечивать».
Реформы Петра I положили начало деятельности государственной архивной службы России. Она призвана донести до нас документальную и неотъемлемую часть историко-культурного наследия. Архивы содержат сведения, необходимые для обеспечения государственного суверенитета и национальной безопасности России, ее внешнеполитической деятельности, эффективного функционирования всех государственных структур, развития отечественной науки и культуры.
За годы своей деятельности многие поколения архивистов успели выработать главные направления данной профессии. Их основными обязанностями можно назвать обеспечение сохранности документов, а также их комплектование и научное использование. Можно сказать, что современные архивы являются свидетелями истории становления и развития российского государства. А труд их работников – интересный и незаурядный.
Зачастую люди задумываются и говорят, что понимают, насколько важна налаженная и профессиональная работа архивистов тогда, когда сами напрямую сталкиваются с необходимостью обращения в архив. В современном мире наша структура является хранилищем исторической и социальной памяти человечества. На основании имеющихся материалов выдаются архивные справки или копии документов, от которых зависит порой судьба человека. В одних случаях это даёт право на получение льгот, в других – уточняется стаж работы, на основании чего определяется размер пенсии. Также копии выданных документов помогают установить право собственности на недвижимость и земельные участки в учреждениях юстиции.
С каждым годом увеличивается количество запросов от физических и юридических лиц социально-правового и тематического характера. Растет количество обращений в архивный отдел через интернет.
Наши сотрудники в повседневной работе сталкиваются с целым рядом трудностей, которые только на первый взгляд кажутся небольшими, но в целом сказываются на качестве обслуживания граждан. Например, некоторые люди не могут корректно сформулировать запрос. Зачастую заявители при потере трудовой книжки и вовсе не помнят, где и когда работали, поэтому бывает сложно определить местонахождение документов, названных в запросе, из-за административно-территориальных изменений, реорганизаций предприятий и учреждений, их переименований. Поэтому для исполнения запросов мы должны знать и помнить сведения об истории фондообразователя.
Отмечу, что работа архивистов заключается не только в выдаче копий документов или архивных справок. Постоянно пополняется отраслевая база данных «Архивный фонд-5.0», вносятся сведения в программу «Местонахождение документов по личному составу».
Сотрудники нашей службы составляют архивные справочники, готовят выставки на основе документальных материалов, фотовыставки, проводят семинары и экскурсии. Наряду с этим они оказывают методическую и практическую помощь в ведении делопроизводства учреждениям всего района. Кроме того, ведется определенная работа по поиску фотодокументов и материалов, связанных с историей муниципального образования, предприятий, организаций.
Архивы и архивные документы непрерывно пополняются. Так, если в 2007 году на хранении находилось 32597 дел, то в 2021-м эта цифра увеличилась до 55246 единиц.
В последние годы изменились роль и значение архивов в общественной жизни. Значительно увеличился интерес к ретроспективной документной информации. Возрастает интерес к истории Отечества, родного села, своего рода, к фактам из прошлого. Поэтому одним из ведущих направлений деятельности является использование документов архива. События только тогда выступают во всей многогранности, когда мы располагаем сведениями различных источников. Они помогают воссоздать более полную историческую картину. И задача архивистов не только собрать все возможные документы, связанные с богатой историей края, но и воспитать в людях уважение к нашей общей истории, уважение к материальным свидетельствам прошедших эпох, к документам, которые им сопутствовали.
По состоянию на 1 января в районном архивном отделе находятся 55246 единиц хранения за период с 1943-го по 2018 год. Постоянно пополняется наша материально-техническая база. Так, за прошлый год приобретены: одно многофункциональное устройство, три металлических стеллажа, 150 архивных коробов, 700 штук заготовок «дело», бумага, канцтовары, конверты, марки и многое другое.
За 2021 год исполнено 814 социально-правовых и 245 тематических запросов. Из них 174 поступило через районный многофункциональный центр. В связи с изменениями в пенсионном законодательстве растет количество запросов, направленных отделами пенсионных фондов по электронным каналам. В прошлом году их исполнено 708.
Сергей Варфоломеев,
руководитель районного архивного отдела
